Hoe we met je gegevens omgaan
Hoe Klantr met je gegevens omgaat — in gewone taal, zonder kleine lettertjes die iets anders bedoelen.
Waar dit over gaat
Klantr is gemaakt door één persoon, voor zelfstandige dienstverleners met vaste klanten in Nederland en Vlaanderen. Op deze pagina lees je rustig en eerlijk welke gegevens we bewaren, waarom, en wat jij erover te zeggen hebt. Het is een uitleg in mensentaal, geen juridisch sluitstuk: de formele privacyverklaring en het KVK-nummer van het bedrijf volgen bij de lancering.
Welke gegevens we bewaren
Van jou als gebruiker bewaren we je naam, je bedrijfsnaam en je e-mailadres. Inloggen gaat via een magic link, dus we slaan geen wachtwoorden op. Per klant die jij toevoegt bewaren we: de bedrijfsnaam, de voornaam van een contactpersoon, een zakelijk e-mailadres, het retainerbedrag (€/maand), de uren per maand, de korte zin die jij intypt, de update die daaruit volgt, een tijdstip van 'laatste contact', en of de update van deze maand al verstuurd is. Meer niet — we vragen alleen wat nodig is om het werk te doen.
Waarom we het bewaren (en op welke grondslag)
We verwerken deze gegevens om de dienst te leveren die je bij ons afneemt: het schrijven van je maandupdates en het bewaken van je retainerklanten. De juridische grondslag daarvoor is de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en Klantr (AVG artikel 6 lid 1 sub b). We gebruiken je gegevens niet voor iets anders, en verkopen ze aan niemand.
Wie ons helpt (subverwerkers)
Klantr draait niet helemaal alleen; een paar zorgvuldig gekozen partijen verwerken gegevens namens ons. Supabase levert de database (Postgres) en de login. Anthropic genereert de tekst van de updates via een API. Resend verstuurt de uitgaande e-mail. Paddle wordt later onze betaalpartner (merchant of record) — die is nog niet aangesloten, want het betaalgedeelte start pas later. Met elk van hen is, of komt, een verwerkersovereenkomst.
De AI — en jouw controle
De korte zin die je intypt gaat naar Anthropic, die er een klantklare update van maakt in jouw toon. Onder de commerciële API-voorwaarden van Anthropic worden jouw invoer en de gegenereerde tekst níét gebruikt om hun modellen te trainen. De output is beschrijvend ('dit is gedaan, X uur resteert') en nooit advies. Jij leest elke update en kunt elk woord aanpassen voordat hij weggaat — jij bepaalt wat je klant uiteindelijk te zien krijgt.
De churn-klok: alleen een tijdstip
Klantr waarschuwt je wanneer een retainerklant stil is geworden, met het bedrag dat daarbij op het spel staat. Dat werkt op basis van één ding: een tijdstip van 'laatste contact'. Klantr bewaart alleen dát tijdstip — nooit het onderwerp, de inhoud of de bijlagen van een e-mail. Elke keer dat je via Klantr een update verstuurt, wordt dat tijdstip voor die klant ververst. Klantr koppelt niet aan je mailbox en ontvangt of leest geen e-mail; automatisch meetellen van berichten die je in de bcc naar Klantr stuurt, staat op de planning.
Waar je gegevens staan (internationale overdracht)
Waar onze leveranciers het aanbieden, draaien we op infrastructuur in de EU-regio. We kunnen dat niet als een absolute, onvoorwaardelijke garantie beloven: sommige diensten, zoals de AI-verwerking via Anthropic, kunnen technisch buiten de EU plaatsvinden. Waar dat zo is, leunen we op de verwerkersovereenkomst en de gangbare waarborgen van die partij. We houden het hier liever bescheiden en eerlijk dan dat we meer beloven dan we kunnen waarmaken.
Bewaren, exporteren en verwijderen
We bewaren je gegevens zolang je een account hebt. Je kunt op elk moment een export maken (CSV of JSON) en die meenemen. Wil je stoppen, dan verwijder je je account wanneer je wilt; je gegevens worden dan binnen 30 dagen gewist, tenzij een wettelijke bewaarplicht ons verplicht iets langer te bewaren. Je zit nergens aan vast en je gegevens blijven van jou.
Je rechten onder de AVG
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten wissen, mee te nemen (dataportabiliteit) en om bezwaar te maken tegen de verwerking. Stuur ons gewoon een bericht, dan handelen we het af. We reageren binnen 30 dagen — de wettelijke termijn van een maand — en meestal sneller.
Hoe we je gegevens beveiligen
Een paar dingen die er echt zijn: alles loopt over HTTPS, en bij onze databaseleverancier worden gegevens versleuteld onderweg en in rust. Row-level security zorgt dat elk account alleen zijn eigen rijen ziet — jouw klanten zijn voor niemand anders zichtbaar. We minimaliseren bewust wat we opslaan, en inloggen gaat via een magic link in plaats van wachtwoorden. We claimen geen certificeringen (zoals ISO 27001 of SOC 2); we vertellen je liever eerlijk wat we doen dan dat we met keurmerken zwaaien.
Cookies en analytics
We houden dit graag simpel. Klantr gebruikt alleen de essentiële cookies die nodig zijn om je ingelogd te houden. We zetten geen advertentietrackers en geen reclamepixels in, en we volgen je niet over andere websites. Geen verborgen meekijkers — alleen wat nodig is om de app te laten werken.
Kinderen
Klantr is een zakelijk hulpmiddel voor zelfstandige dienstverleners en ondernemers. De dienst is niet gericht op kinderen en we verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Het is bedoeld voor mensen die er hun werk mee doen.
Wijzigingen in deze tekst
Naarmate Klantr groeit, kan deze uitleg veranderen — bijvoorbeeld als het betaalgedeelte via Paddle live gaat. Als er iets wezenlijks verandert, passen we deze pagina aan en zorgen we dat je het op een redelijke manier kunt zien. We proberen de toon hetzelfde te houden: rustig, eerlijk en in gewone taal.
Eerlijk slot
Dit is een eerlijke uitleg in gewone taal, geschreven door de maker zelf, en geen sluitende juridische verklaring. De formele privacyverklaring en het KVK-nummer van het bedrijf volgen bij de lancering. Heb je tot die tijd een vraag over je gegevens, stel hem gerust — dan krijg je gewoon een mens aan de andere kant.
Contact
Vragen over je gegevens? Mail naar support@klantr.nl. Bedrijfsgegevens en KVK-nummer: worden ingevuld bij livegang.